Jeden Tag verbringen Mitarbeiter:innen in kleinen und mittleren Unternehmen wertvolle Zeit damit, gescannte Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Belege manuell zu öffnen, zu lesen, umzubenennen und abzuspeichern. Dieser repetitive Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit einer einfachen Automatisierung lässt sich dieser Aufwand auf ein Minimum reduzieren – und das ohne technische Vorkenntnisse.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit n8n und Mistral gescannte Dokumente automatisch auslesen, sinnvoll umbenennen und optional direkt in die richtigen Ordner sortieren können. Eine Lösung, die besonders für KMUs in Berlin und Brandenburg interessant ist, die ihre Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten möchten.
Der Use Case: Automatisierung für gescannte Dokumente
Problem:
- Gescannte Dokumente werden oft mit generischen Namen wie „Scan_001.pdf“ gespeichert.
- Mitarbeiter:innen müssen jede Datei manuell öffnen, den Inhalt prüfen und passend umbenennen – ein Prozess, der bei hohem Dokumentenaufkommen schnell zur Belastung wird.
Lösung:
Ein automatisierter Workflow, der:
- Neue Dokumente in Google Drive erkennt.
- Den Inhalt mit Mistral analysiert und basierend darauf sinnvolle Dateinamen generiert (z. B. „Rechnung_Musterfirma_15012026.pdf“).
- Optional die Dateien direkt in die passenden Ordner (z. B. „Rechnungen 2026“ oder „Verträge“) verschiebt.
Warum Mistral?
Für die Texterkennung gibt es verschiedene Tools wie Tesseract, ein Open-Source-OCR-Tool. In diesem Use Case wird jedoch Mistral eingesetzt, weil es nicht nur den Text extrahiert, sondern auch kontextuell versteht, um welche Art von Dokument es sich handelt. Das ermöglicht eine intelligente Benennung und Sortierung – ohne dass manuelle Regeln gepflegt werden müssen.
Vorteile von Mistral:
- KI-gestützte Analyse: Erkennt Dokumententypen (z. B. Rechnung, Vertrag) und generiert passende Dateinamen.
- Dynamische Anpassung: Funktioniert auch bei unstrukturierten Dokumenten.
- Einfache Integration: Nahtlose Anbindung an n8n und Google Drive.
Vorteile der Automatisierung
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Bis zu 80 % weniger manueller Aufwand beim Umbenennen und Sortieren. |
| Fehlerreduktion | Keine Tippfehler oder falsche Zuordnungen mehr. |
| Skalierbarkeit | Funktioniert für 10 oder 1.000 Dokumente – ohne Mehraufwand. |
| Flexible Erweiterungen | Optional können Trigger (z. B. Ordnerüberwachung) oder Ablagefunktionen hinzugefügt werden. |
Verwendete Tools
| Tool | Rolle im Workflow |
|---|---|
| n8n | Automatisierungsplattform zur Verknüpfung der einzelnen Schritte. |
| Mistral | KI für OCR, Inhaltsanalyse und Generierung von Dateinamen. |
| Google Drive | Speicherort für Eingangsdateien und optional sortierte Zielordner. Das kann an die Gegebenheiten und verwendeten Tools individuell angepasst werden. |
Fazit: Einfacher Einstieg, großer Nutzen
Mit diesem Use Case können KMUs den Umgang mit gescannten Dokumenten deutlich effizienter gestalten. Die Grundversion (automatisches Umbenennen) ist schnell umsetzbar und bietet bereits großen Nutzen. Die optionalen Erweiterungen – wie die automatische Ablage oder flexible Trigger – ermöglichen eine schrittweise Optimierung, sobald die Grundfunktionalität etabliert ist.
Tipp für den Einstieg:
- Beginnen Sie mit der manuellen Ausführung und dem automatischen Umbenennen.
- Fügen Sie später die Ordnerüberwachung oder automatische Ablage hinzu, wenn der Bedarf steigt.