Messekontakte digitalisieren. Zeit sparen. Leads schneller nachverfolgen.
Auf Messen, Events und Netzwerkveranstaltungen sammeln Unternehmen häufig viele Visitenkarten. Diese Kontakte sind wertvolle potenzielle Kund:innen – doch die manuelle Übertragung ins CRM-System kostet Zeit und führt oft dazu, dass wichtige Follow-ups verzögert oder vergessen werden.
Unsere Automatisierung zur Digitalisierung von Visitenkarten übernimmt diesen Prozess vollständig: schnell, zuverlässig und ohne Fehler.
Die Herausforderung: Visitenkarten manuell ins CRM übertragen
Viele kleine KMU geben ihre Messekontakte noch händisch ein:
- Kontaktdaten abtippen
- Namen, Firmen, Nummern und E-Mail-Adressen eintragen
- Kontakte im CRM anlegen
- Follow-up-E-Mail vorbereiten
Das dauert im Durchschnitt 3–5 Minuten pro Visitenkarte.
Bei 120 Visitenkarten pro Messe entstehen 8 Stunden manuelle Arbeit.
Bei sechs Messen pro Jahr sind das 48 Stunden, also eine komplette Arbeitswoche, die allein für das Abtippen von Kontakten verloren geht.
Die Lösung: KI-gestützte Automatisierung zur Digitalisierung von Visitenkarten
Mit unserem Workflow werden Visitenkarten automatisch digitalisiert, analysiert und direkt in Ihr CRM übertragen – inklusive sofortiger Follow-up-E-Mail.
So funktioniert die digitale Visitenkarten-Erfassung
- Visitenkarte fotografieren oder in einen Cloud-Ordner hochladen
- Workflow erkennt neue Dateien automatisch
- KI analysiert das Bild und extrahiert alle Kontaktdaten
- Kontakt wird automatisch im CRM angelegt
- Visitenkarte wird gespeichert oder gelöscht
- Automatisierte Follow-up-E-Mail wird an den neuen Kontakt gesendet
Damit wird jede Visitenkarte zu einem qualifizierten Lead, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Automatische Follow-up-E-Mails – Leads schneller konvertieren
Mit der integrierten Follow-up-Automation erhält jeder neue Kontakt in Sekunden:
- eine persönliche Dankes-E-Mail,
- Unternehmensinformationen,
- Links zu Produkten oder Dienstleistungen,
- eine Einladung zum Terminbuchungstool,
- Downloads wie Broschüren oder Whitepapers.
Schnelles Follow-up erhöht die Abschlussrate – und hebt Sie von anderen Ausstellern ab.
CRM-Integration & Marketing-Automation – ideal für KMU
Die Lösung lässt sich flexibel mit allen gängigen Systemen verbinden:
- CRM-Systeme: HubSpot, Pipedrive, Brevo, Salesforce, Zoho
- Marketing-Automation: Brevo, Mailchimp, Klick-Tipp
- Terminbuchungssysteme: Calendly, YouCanBookMe
- Cloudspeicher: Google Drive, Dropbox, OneDrive
Damit wird aus einem einfachen Workflow eine umfassende Lead-Management-Automatisierung.
Zeitersparnis und Effizienzgewinn
| Prozess | Zeit pro Karte | Aufwand bei 120 Karten |
| Manuell | ca. 4 Minuten | 8 Stunden |
| Automatisiert | 0 Minuten | 0 Stunden |
Jährliche Ersparnis:
48 Arbeitsstunden × 35 €/h = 1.680 €
Setup Basic
✔ Automatisierte Digitalisierung von Visitenkarten
✔ KI-Extraktion der Kontaktdaten
✔ CRM-Integration
✔ Test & Qualitätsprüfung
Setup Advanced
Alles aus Basic +
✔ Automatisierte Follow-up-E-Mails
✔ Lead-Workflows & Tagging
✔ Anpassung an individuelle Vertriebsprozesse
Optionales Support-Abo für kontinuierliche Optimierung
Standard Support – 19 €/Monat
✔ Monitoring
✔ Kleine Anpassungen
✔ Fehlerbehebungen
Pro Support – 49 €/Monat
✔ inkl. 1 Stunde Optimierung pro Monat
✔ Priorisierter Support
ROI: Hohe Wirtschaftlichkeit schon nach der ersten Messe
Beispiel für Setup Advanced (990 €):
• Jährliche Ersparnis: 1.680 €
• Investition: 990 €
ROI im ersten Jahr = 70 %
Ab dem zweiten Jahr wirkt die Automatisierung ohne weitere Investitionen – der ROI steigt schnell in den vierstelligen Prozentbereich.
Fazit
Mit der automatisierten Digitalisierung von Visitenkarten:
- sparen KMU wertvolle Arbeitszeit,
- digitalisieren Messekontakte fehlerfrei,
- verbessern die Lead-Qualität,
- erhöhen die Abschlussquote durch schnelle Follow-up-E-Mails,
- und schaffen ein modernes, effizientes Lead-Management.
Eine intelligente Vertriebsautomatisierung, die sich bereits nach einer Messe bezahlt macht.