E-Mail Assistent für SteuerberaterInnen

Ein etabliertes Steuerbüro in Berlin mit zwölf Mitarbeitenden betreut mehrere hundert Mandanten – vom Einzelunternehmer bis zum mittelständischen Unternehmen.

Die tägliche Realität:

• Hohe E-Mail-Last: Täglich gehen rund 120 neue Nachrichten ein – Terminabsprachen, Belegnachfragen, Statusanfragen, Fristverlängerungen.

• Zeitkritische Kommunikation: Mandanten erwarten schnelle Antworten, besonders bei steuerrelevanten Fristen.

• Aufwändige Koordination: Terminanfragen müssen mit dem Kalender abgeglichen, Bestätigungen verschickt und alle relevanten Informationen im CRM hinterlegt werden.

• Wiederholende Routinetätigkeiten: Ein großer Teil der Arbeit besteht aus wiederkehrenden Prozessen, die viel Zeit kosten, aber keinen direkten Mehrwert für die steuerliche Beratung schaffen.

Die Lösung

Um die täglichen Verwaltungsprozesse zu entlasten, wurde ein KI-gestützter E-Mail- und Mandantenassistent implementiert, der nahtlos in das bestehende System des Steuerbüros integriert ist.

Funktionsweise im Überblick:

1. Automatische E-Mail-Kategorisierung

• Eingehende Nachrichten werden in Echtzeit analysiert und automatisch in Kategorien wie Termin, Mandantenfrage, Beleganforderung oder Sonstiges einsortiert.
• irrelevante E-Mails werden erkannt und gefiltert.

2. Terminabwicklung in Sekunden

• Bei Terminanfragen prüft der Assistent automatisch die Verfügbarkeit im Kalender.
• Bestätigungen oder Alternativvorschläge werden sofort versendet – ohne manuelles Eingreifen.

3. Strukturierte Mandantenanfragen

• Relevante Informationen aus E-Mails werden extrahiert, standardisiert und automatisch in das CRM-System übertragen.
• Alle notwendigen Daten sind für die Mitarbeitenden vorbereitet, bevor diese in den Fall einsteigen.

Direkte Vorteile für das Steuerbüro

• Zeitersparnis: Reduktion des administrativen E-Mail-Aufwands um bis zu 80 %
• Schnellere Reaktionszeiten: Mandanten erhalten Antworten in Minuten statt Stunden
• Bessere Mandantenbindung: Höhere Servicequalität durch zügige und präzise Kommunikation
• Fehlerreduktion: Weniger Übertragungsfehler beim Einpflegen ins CRM
• Mehr Beratungszeit: Fachkräfte können sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren

ROI-Berechnung (Beispiel)

Ein Steuerbüro mit 12 Mitarbeitenden bearbeitet täglich im Schnitt 120 eingehende E-Mails von Mandanten.
• Zeitaufwand pro Tag: 120 E-Mails × 3 Min. = 360 Minuten = 6 Stunden
• Monatlich (20 Arbeitstage): 120 Stunden
• Kosten bei 35 €/Std. interner Wertschöpfung: 4.200 € pro Monat

Mit dem E-Mail-Agenten sinkt der Aufwand um ca. 80 % – eine Ersparnis von rund 3.360 € monatlich.

Bei monatlichen Kosten ab 300 € (zzgl. einmalig 5.500 € Einrichtung) ist der ROI sofort positiv – und die Investition amortisiert sich nach weniger als zwei Monaten.