E-Rechnung in Lexware Office, die sich automatisch in Ihren Ablauf einfügt
Ich richte XRechnung und ZUGFeRD in Lexware Office ein, verbinde die Rechnungsstellung mit Ihrem Tagesgeschäft und automatisiere Versand sowie Archivierung – rechtssicher und ohne doppelte Arbeit.
Rechtssicher nach EN 16931 • GoBD-konforme Archivierung • Automatisierter Versand statt manueller Umstellung
Das Problem
Typische Herausforderungen bei der E-Rechnungsumstellung
Die E-Rechnungspflicht betrifft praktisch jedes Unternehmen im B2B-Bereich – doch viele wissen nicht genau, wo sie gerade stehen.
- Unklarheit über die eigenen Fristen.
Ob Ihr Unternehmen ab 2027 oder erst 2028 zum Versand strukturierter E-Rechnungen verpflichtet ist, hängt vom Vorjahresumsatz ab – das sorgt für Verunsicherung. - Empfang funktioniert, Versand fehlt.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der automatisierte Versand im richtigen Format wird aber oft aufgeschoben, bis es eng wird. - XRechnung und ZUGFeRD werden manuell erstellt statt automatisiert.
Ohne Anbindung an die bestehenden Abläufe bedeutet jede E-Rechnung zusätzlichen manuellen Aufwand statt Zeitersparnis. - Archivierung ist nicht GoBD-konform gelöst.
E-Rechnungen müssen strukturiert und über Jahre hinweg nachvollziehbar aufbewahrt werden – das wird häufig unterschätzt.
Falls Sie sich in einem oder mehreren Punkten wiedererkennen: Genau hier setze ich an.
Die Lösung
E-Rechnung, die mitläuft statt zusätzliche Arbeit zu machen
Ich richte die E-Rechnungsfunktionen in Lexware Office nicht nur ein – ich sorge dafür, dass Rechnungsstellung, Format-Prüfung, Versand und Archivierung automatisiert ineinandergreifen. Individuell auf Ihre Abläufe abgestimmt, nicht als isolierte Zusatzfunktion.
Einrichtung & Einführung Der saubere Einstieg in die E-Rechnung.
- Aktivierung und Konfiguration von XRechnung und ZUGFeRD in Lexware Office
- Prüfung, welche Übergangsfrist für Ihr Unternehmen gilt
- Anpassung Ihrer Rechnungsvorlagen an die EN-16931-Anforderungen
- Persönliche Begleitung bei der Umstellung
Automatisierung von Versand & Empfang E-Rechnung ohne manuellen Mehraufwand.
- Automatisierter Versand im korrekten Format je nach Empfänger
- Automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
- Anbindung an Ihre bestehenden Systeme über Schnittstellen
- KI-gestützte Prüfung und Zuordnung eingehender Belege
GoBD-konforme Archivierung Rechtssicher aufbewahrt, jederzeit auffindbar.
- Strukturierte, unveränderbare Ablage im Ursprungsformat
- Automatisierte Archivierung direkt aus dem Rechnungsprozess heraus
- Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfungen
Konkrete Anwendungsfälle aus dem Alltag.
Jede Automatisierung wird individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Diese Beispiele zeigen, wie das konkret aussehen kann.
AUSGANGSRECHNUNGEN
Rechnungen, die sich selbst formatieren
Aus Ihrer Rechnungsstellung in Lexware Office wird automatisch die passende E-Rechnung im richtigen Format erzeugt und versendet.
EINGANGSRECHNUNGEN
E-Rechnungen, die sich selbst einordnen
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien werden automatisch erkannt, geprüft und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
ARCHIVIERUNG
Ablage, die von selbst passiert
Jede E-Rechnung wird automatisch GoBD-konform archiviert – ohne dass jemand manuell daran denken muss.
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bei ihrer Digitalisierung
Als zertifizierter BAFA-Berater können wir dir exklusiven Zugang zu staatlichen Fördermitteln verschaffen.
Das bedeutet: Sie erhalten professionelle Beratungsleistungen zum Bruchteil der normalen Kosten.
Was sich für Ihr Unternehmen konkret ändert
Rechtssicherheit
Sie erfüllen die E-Rechnungspflicht fristgerecht, statt kurz vor knapp umzustellen.
Zeitersparnis
Rechnungsstellung und -verarbeitung laufen automatisiert statt manuell.
Weniger Fehler
Automatisierte Formatprüfung reduziert fehlerhafte oder abgelehnte Rechnungen.
Vorbereitet auf kommende Stufen
Ihre Prozesse sind so aufgebaut, dass spätere Verschärfungen der Pflicht Sie nicht überraschen.
⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️
Für unseren Betrieb wurde eine individuelle Automatisierung entwickelt, die unsere Schülerlisten vollständig lokal verarbeitet. Die Lösung spart uns bei jeder Schule rund 45 Minuten Arbeitszeit und hat unseren gesamten Ablauf deutlich effizienter gemacht. Die Zusammenarbeit war professionell, zuverlässig und unsere Anforderungen wurden genau umgesetzt. Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden.
Warum mit mir zusammenarbeiten
Als Lexware Office Integrationspartner verbinde ich fundiertes Software-Know-how mit echter Prozessautomatisierung – für Unternehmen in Berlin-Reinickendorf und darüber hinaus.
Lexware Office Integrationspartner
– fundiertes Know-how direkt an der Schnittstelle zur Software
KI- und Automatisierungskompetenz
– nicht nur Einrichtung, sondern echte Prozessautomatisierung
Individuelle Umsetzung statt Standardlösung
– jede Lösung wird auf Ihr Unternehmen zugeschnitten
Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen
– ich kenne die typischen Herausforderungen im Mittelstand
Vor Ort in Berlin-Reinickendorf
– persönlich erreichbar für Unternehmen in Reinickendorf und im gesamten Berliner Raum
Alles, was Sie wissen müssen (FAQ)
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden können?
Der Empfang ist bereits seit 2025 für alle Unternehmen verpflichtend. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden, kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle.
Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr aus?
Eine PDF-Rechnung gilt rechtlich nicht mehr als elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne. Sie ist während der Übergangsfristen nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig.
Welches Format soll ich nutzen – XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt von Ihren Geschäftspartnern ab. Ich berate Sie individuell, welches Format zu Ihren Abläufen passt, und richte es in Lexware Office ein.
Kann der komplette Prozess automatisiert werden?
Ja. Von der Rechnungserstellung über die Formatprüfung bis zur Archivierung lässt sich der gesamte Ablauf in Lexware Office automatisieren.
Was passiert, wenn ich die Fristen verpasse?
Nicht konforme Rechnungen können zu Problemen bei der Vorsteuererstattung und mit Geschäftspartnern führen, die strukturierte E-Rechnungen fordern. Eine frühzeitige Umstellung vermeidet das.
Bieten Sie die Beratung auch vor Ort an?
Ja. Mein Standort ist Berlin-Reinickendorf, von dort aus betreue ich Unternehmen persönlich vor Ort im gesamten Berliner Stadtgebiet sowie remote deutschlandweit.
Hinweis: Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Fristen empfehle ich die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.