KI E-Mail Automatisierung für Unternehmen
Der Posteingang liest, sortiert und beantwortet sich ab jetzt selbst.
re:mail ist eine individuell entwickelte KI-Lösung, die eingehende E-Mails automatisch analysiert, priorisiert und – wo sinnvoll – direkt bearbeitet. Kein Chatbot. Ein Prozess, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Start ab 1.900 € Setup + monatlicher Betrieb
Individuelle Integration in Outlook, Gmail, CRM & Ticketsystem · DSGVO-konform · Start mit KI-Triage, Ausbau zur Vollautomatisierung
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weniger Zeit für manuelle Posteingangs-Pflege
0
liegen gebliebene Anfragen im Posteingang
Minuten
statt Stunden bis zur ersten Reaktion
Das Problem
E-Mails sind die unsichtbarste Zeitfalle im Unternehmen.
Kaum ein Prozess wird so unterschätzt wie die tägliche Bearbeitung des Posteingangs – dabei entscheidet er oft über Kundenzufriedenheit, Reaktionsgeschwindigkeit und die Auslastung Ihres Teams.
- Jede E-Mail kostet Zeit.
Lesen, einordnen, weiterleiten, beantworten – auch bei einfachen Anliegen wiederholt sich dieselbe manuelle Arbeit, mehrfach am Tag. - Viele Anfragen sind sich sehr ähnlich.
Terminwünsche, Rückfragen zu Angeboten, Statusanfragen – ein Großteil des Posteingangs folgt erkennbaren Mustern. - Wichtiges geht im Alltag unter.
Dringende Anliegen liegen zwischen Newslettern und Standardanfragen – ohne klare Priorisierung fällt das nicht sofort auf. - Langsame Reaktionszeiten kosten Kunden.
Wer erst nach Tagen antwortet, verliert Vertrauen – und häufig auch die Anfrage selbst.
Die Lösung
Eine KI, die Ihren Posteingang versteht – nicht nur durchsucht.
re:mail liest eingehende E-Mails wie ein erfahrener Mitarbeiter: Es erkennt Anliegen, Absicht und Dringlichkeit, ordnet sie in Ihre bestehenden Abläufe ein und übernimmt wiederkehrende Schritte automatisch – individuell entwickelt für Ihre Prozesse, nicht von der Stange.
re:mail TRIAGE
Mehr Überblick und weniger manueller Aufwand im Posteingang- + 390 € /Monat*
- Erkennt Anliegen, Priorität, Sprache und Thema
- Unterscheidet Bestandskunden von Neukunden
- Kategorisiert, verschlagwortet und priorisiert automatisch
- Leitet E-Mails an die richtige Abteilung weiter
- Übernimmt Einträge direkt ins CRM oder Ticketsystem
- Fasst lange oder komplexe E-Mails kurz zusammen
Enthalten im Setup:
- Einrichtung 1 E-Mail-Postfach
- Analyse der E-Mail-Kategorien
- KI-Promptentwicklung
- Klassifizierung
- Priorisierung
- Routing
- CRM- oder Ticket-Integration
- Testing
- Go-Live
Enthalten im Retainer:
- Betrieb
- Monitoring
- kleinere Optimierungen
- Prompt-Anpassungen
- Support
- Updates
weitere Postfächer kosten zusätzlich
* alles netto Preise
re:mail AUTOMATION
Vollautomatische E-Mail-Prozesse für maximale Effizienz- + 790 € /Monat*
Alles aus TRIAGE + zusätzlich:
- Beantwortet Standardanfragen eigenständig
- Vereinbart Termine direkt im Kalender
- Versendet Informationen, Angebote oder Dokumente
- Aktualisiert CRM-Einträge und erstellt Tickets
- Startet interne Workflows und Follow-ups
- Bindet menschliche Freigaben ein, wo sie sinnvoll sind
Enthalten im Setup:
- Entwicklung individueller Workflows
- CRM-Automatisierungen
- Kalenderintegration
- Dokumentenversand
- Antwortlogiken
- Genehmigungsprozesse
- API-Anbindungen
- mehrere Automatisierungsprozesse
- umfangreiche Tests
Enthalten im Retainer:
- Betrieb aller Workflows
- Monitoring
- Optimierung
- Prompt-Tuning
- API-Wartung
- Fehleranalyse
- Anpassungen
- Support
weitere Postfächer kosten zusätzlich
* alles netto Preise
Die meisten Unternehmen starten mit der Triage und bauen anschließend gezielt aus – Schritt für Schritt, passend zu Ihrem Tempo und Ihren Systemen.
Von der eingehenden Mail bis zur abgeschlossenen Bearbeitung.
Jede E-Mail durchläuft denselben klar definierten Ablauf – transparent, nachvollziehbar und mit Kontrolle an den richtigen Stellen.
Eingang
Die E-Mail trifft in Outlook, Gmail oder Exchange ein und wird automatisch erfasst.
Analyse
Die KI liest Inhalt, Absicht, Sprache und Kontext und erkennt, worum es wirklich geht.
Klassifizierung
Thema, Priorität und Zuständigkeit werden festgelegt und dokumentiert.
Kontrolle
Bei Bedarf entscheidet ein Mitarbeiter final – Sie bestimmen, wo die Freigabe liegt.
Automatisierung
Je nach Anliegen folgt Antwort, Termin, Weiterleitung oder Workflow – automatisch.
Was sich für Ihr Team konkret ändert.
Zeitersparnis im Team
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Schnellere Reaktionszeiten
Anfragen werden innerhalb von Minuten erkannt und bearbeitet, statt Stunden oder Tage zu warten.
Weniger Fehler
Konsistente Klassifizierung nach festen Regeln reduziert Übertragungsfehler und vergessene Rückmeldungen.
Keine verlorenen Anfragen
Jede eingehende E-Mail wird erfasst und zugeordnet – nichts bleibt unbemerkt liegen.
DSGVO-konform
Datenverarbeitung wird unter Berücksichtigung geltender Datenschutzanforderungen umgesetzt.
Individuelle Integration
re:mail fügt sich in bestehende Systeme ein – statt Ihre Abläufe an ein starres Tool anzupassen.
Konkrete Anwendungsfälle aus dem Alltag.
re:mail wird für jedes Unternehmen individuell konfiguriert. Diese Beispiele zeigen, wie das in unterschiedlichen Bereichen aussehen kann.
SUPPORT
Ticket-Vorqualifizierung
Anfragen werden erkannt, kategorisiert und mit passender Priorität direkt ins Ticketsystem übernommen.
VERTRIEB
Lead-Erfassung & Follow-up
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
BEWERBUNGEN
Zeitersparnis im Team
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
RECHNUNGEN
Ticket-Vorqualifizierung
Anfragen werden erkannt, kategorisiert und mit passender Priorität direkt ins Ticketsystem übernommen.
BESTELLUNGEN
Lead-Erfassung & Follow-up
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
SERVICEANFRAGEN
Zeitersparnis im Team
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
IMMOBILIEN
Anfragen zu Objekten
Anfragen werden erkannt, kategorisiert und mit passender Priorität direkt ins Ticketsystem übernommen.
ARZTPRAXEN
Terminanfragen per Mail
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
HANDWERK
Anfragen & Kostenvoranschläge
Monotone Sichtungsarbeit entfällt – Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Profitiere von staatlichen Zuschüssen für dein Unternehmen
Spare bis zu 80%
bei deiner Digitalisierung
Als zertifizierter BAFA-Berater können wir dir exklusiven Zugang zu staatlichen Fördermitteln verschaffen.
Das bedeutet: Du erhältst professionelle Beratungsleistungen zum Bruchteil der normalen Kosten.
Datenschutz & Sicherheit
E-Mail-Daten sind sensibel – wir behandeln sie entsprechend.
Keine Daten werden ohne klar definierten Zweck gespeichert. Automatisierte Schritte sind nachvollziehbar dokumentiert, und sensible Entscheidungen können jederzeit an einen Mitarbeiter zur Freigabe zurückgespielt werden – Automatisierung ersetzt keine Verantwortung, sie entlastet sie.
DSGVO-konforme Umsetzung
Die technische Umsetzung erfolgt unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzanforderungen an Verarbeitung und Speicherung.
Zugriffsrechte nach Bedarf
Wer welche Inhalte sieht und bearbeiten kann, wird individuell nach Ihren internen Rollen konfiguriert.
Individuelle Prüfung
Welche konkreten Maßnahmen notwendig sind, hängt von Ihren Systemen und Prozessen ab – wir klären das gemeinsam vorab.
Alles, was Sie wissen müssen
Was ist KI-E-Mail-Automatisierung genau?
Ein System, das eingehende E-Mails automatisch liest, versteht und je nach Anliegen kategorisiert, weiterleitet oder direkt beantwortet – abgestimmt auf Ihre bestehenden Abläufe statt auf ein starres Standardformat.
Ist re:mail ein Chatbot?
Nein. re:mail arbeitet im Hintergrund Ihres Posteingangs und übernimmt Analyse, Einordnung und Bearbeitung von E-Mails – es gibt keine Chat-Oberfläche für Kunden, sondern einen automatisierten internen Prozess.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Besonders für Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen und wiederkehrenden Anfragen, zum Beispiel:
- Dienstleister und Agenturen
- Handwerksbetriebe
- Immobilienunternehmen
- Kanzleien und Beratungen
- Praxen im Gesundheitswesen
Muss ich sofort vollständig automatisieren?
Nein. Die meisten Unternehmen starten mit der KI-Triage – also Erkennung, Kategorisierung und Weiterleitung – und bauen die Automatisierung anschließend schrittweise nach eigenem Tempo aus.
Kann die KI eigenständig auf E-Mails antworten?
Ja, sofern gewünscht. In Stufe 2 kann mailwerk Standardanfragen eigenständig beantworten. Für sensible oder komplexe Fälle lässt sich jederzeit eine menschliche Freigabe einbauen.
Wie erkennt die KI, welche E-Mail wichtig ist?
Anhand von Inhalt, Absender, Formulierung und Kontext bewertet das System Dringlichkeit und Thema und ordnet die E-Mail entsprechend Ihrer definierten Prioritätsregeln ein.
Funktioniert re:mail mit Outlook und Gmail?
Ja. Die Anbindung erfolgt direkt an Microsoft 365, Outlook, Gmail oder Exchange, sodass keine zusätzliche Software für Ihr Team notwendig ist.
Kann re:mail mit unserem CRM oder Ticketsystem verbunden werden?
Ja. Gängige Systeme wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho, Jira, Zendesk oder Freshdesk lassen sich anbinden, ebenso individuelle Systeme über eigene APIs.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Dauer hängt vom Umfang der gewünschten Integrationen ab. Die KI-Triage lässt sich meist deutlich schneller einrichten als eine vollständige Prozessautomatisierung mit mehreren angebundenen Systemen.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Die technische Umsetzung erfolgt unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzanforderungen. Welche Maßnahmen im Detail notwendig sind, hängt von Ihren eingesetzten Systemen und Prozessen ab und wird vorab gemeinsam geklärt.
Was passiert mit E-Mails, die die KI nicht eindeutig einordnen kann?
Unklare oder besonders sensible Fälle werden nicht automatisch entschieden, sondern an einen zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung weitergeleitet – Sie legen fest, wo diese Grenze liegt.
Wie starte ich mit re:mail?
Am Anfang steht ein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir Ihren Posteingang, Ihre Systeme und Ihre wichtigsten Anfragetypen gemeinsam analysieren – daraus entsteht ein individuelles Konzept für Ihre Triage und Automatisierung.